Kurze Wege, keine Wartezeiten

St. Josef-Stift Sendenhorst setzt präoperative Aufnahme für Patienten auf die Überholspur

Gutes kann noch besser werden. Obwohl das St. Josef-Stift Sendenhorst für seine Organisation der Abläufe bei Patientenbefragungen immer wieder höchste Zufriedenheitswerte erzielt, hat eine Arbeitsgruppe eine noch weiter optimierte Organisation des präoperativen Aufnahmetages entwickelt. Das (mittlerweile erfolgreich abgeschlossene) Pilotprojekt startete am 2. März 2016 mit Patienten der Klinik für Wirbelsäulenchirurgie. Das Besondere: Durch die rasche Abfolge aller notwendigen Untersuchungen in zentral gelegenen Räumlichkeiten und durch eine zeitlich genaue Planung werden lange Wege und Wartezeiten vermieden. Und zwar auf beiden Seiten: Eine klassische Win-Win-Situation für Patienten wie Mitarbeiter.

Für die genaue Planung der Abläufe müssen viele Zahnräder exakt ineinandergreifen. Die Synchronisation übernahm eine Arbeitsgruppe, in der neben dem stellvertretenden Geschäftsführer Ralf Heese und Pflegedirektor Detlef Roggenkemper auch die Chefärzte Dr. Christian Brinkmann (Klinik für Wirbelsäulenchirugie) und Dr. Matthias Boschin (Klinik für Anästhesie und Intensivmedizin), Stationsleitung Marion Neukirch und Christiane Schwering (stellvertretende Pflegedienstleitung), EDV-Leiter Jörg Schneider, Claudia Niemann und Martina Paschke (Leitung Patientenmanagement) mitarbeiteten.

Die Herausforderung bestand darin, die Abläufe so hintereinander zu schalten, dass sich eine sinnvolle Reihenfolge ergibt. Ein Beispiel: Erst wenn die Art der Operation genau feststeht, macht es Sinn, in der Orthopädischen Werkstatt das passende Hilfsmittel auszuwählen oder den Start und die Dauer einer Reha-Maßnahme mit dem Sozialdienst zu besprechen.

Das St. Josef-Stift Sendenhorst hat die präoperative Aufnahme für Patienten optimiert: Alle erforderlichen Untersuchungen sind in zentral gelegenen Räumlichkeiten zeitlich genau hintereinander geschaltet. So werden lange Wege und Wartezeiten vermieden. Die Ambulanz (Bild) ist Startpunkt und zentraler Ansprechpartner für die Patienten.

Für bis zu sieben Patienten, die von morgens bis mittags parallel ihre Termine absolvieren, ist ein Raster erstellt worden, in dem die einzelnen Anlaufstationen mit definierten Zeitfenstern hinterlegt sind. Verspätet sich ein Patient bereits bei der Ankunft und kommt ein anderer zu früh, kann flexibel getauscht werden, so dass kein „Stau“ entsteht. Die Ambulanz übernimmt dabei die zentrale Steuerung: Dort ist täglich ein Mitarbeiter beziehungsweise eine Mitarbeiterin für die zur Operation einbestellten Wirbelsäulenpatienten verantwortlich und hält genau nach, dass jeder die notwendigen Untersuchungsstationen in Labor, Röntgen, EKG, Orthopädischer Werkstatt, im Sozialdienst, beim Narkosearzt  und beim operierenden Arzt durchläuft. Sind zusätzliche Untersuchungen notwendig oder ist zum Beispiel ein Gang in die Orthopädische Werkstatt nicht erforderlich, wird auch das genau nachgehalten. Alles ist in bewährter Form in Orbis hinterlegt mit passgenau entwickelten Formularen von EDV-Leiter Jörg Schneider.

So kann auf dem Weg durch den präoperativen Aufnahmetag kein Patient „verloren“ gehen, weil immer nachvollziehbar ist, welche Station er gerade durchläuft und wann er seine festen Ansprechpartner trifft. Diagnostik und Arztgespräche sind räumlich im Diagnostikzentrum gebündelt. Sogar eine halbstündige Pause in Anne’s Café ist eingeplant. Das bringt für den Patienten Ruhe in die Abläufe und sorgt für einen Zeitpuffer. Wenn die Patienten gegen Mittag ihr Zimmer auf der Station erreichen, sind alle Vorbereitungen für die Operation am nächsten Tag weitgehend abgeschlossen.

Die rote Mappe ist das Erkennungszeichen: Bei der Anmeldung in der Röntgenabteilung weiß die Mitarbeiterin sofort Bescheid, weil der Termin für die Patientin bereits fest eingeplant ist.

OP-Besprechung mit dem Arzt: Kurze Wege und die rasche Abfolge aller notwendigen Untersuchungen sind eine klassische Win-Win-Situation für Patienten wie Mitarbeiter.

Ein idealtypischer präoperativer Aufnahmetag beginnt streng genommen schon 14 Tage vorher, wenn der Patient Post erhält mit wichtigen Informationsmaterialien zur Aufnahme, zum Ablauf und zur bevorstehenden Narkose und Operation. Am Ankunftstag nehmen die Christlichen Krankenhaushilfen den Patienten in gewohnter Manier in Empfang, geleiten ihn aber in eine besondere Wartezone des Diagnostikzentrums. Das mit Aufklebern versehene Gepäck bringt eine Mitarbeiterin der hauseigenen Perfekt Dienstleistungen GmbH in das Zimmer auf die Station.

Während des gesamten Prozederes tragen die Patienten ihre Unterlagen in einer roten Mappe bei sich. Anders als im Straßenverkehr signalisiert die Farbe „freie Fahrt“ und setzt die Patienten im wahrsten Sinne auf die Überholspur.

Ralf Heese, stellvertretender Geschäftsführer; Detlef Roggenkemper, Pflegedirektor, St. Josef-Stift Sendenhorst, 10.09.2018

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